פחות עבודה ידנית, יותר זמן לעסק: כך אוטומציות נכנסות לתמונה

יש ימים שבהם בעל עסק מרגיש שהוא עושה הכל חוץ מלקדם את העסק שלו. עונה ללקוחות, חוזר ללידים, בודק חשבוניות, שולח הודעות לספקים, מנסה להעלות פוסט שלא הספיק לכתוב אתמול ומבטיח לעצמו שגם השבוע ימצא זמן לעצור ולחשוב קדימה.

אצל עסקים קטנים התחושה הזאת מוכרת במיוחד. אין מחלקת שיווק בקצה המסדרון, אין צוות שירות לקוחות גדול ולעיתים אותו אדם אחראי כמעט לכל מה שקורה. עבור עסקים בצפון, שחלקם מתמודדים בשנים האחרונות גם עם מציאות מורכבת, עם צורך להחזיר לקוחות ועם הרצון לייצר מחדש תנופה עסקית, כל שעה שמתפנה יכולה להפוך למשאב משמעותי.

כאן נכנס אוהד בן צבי, מוביל תחום ה-AI ב-Elevation ומרצה בתוכנית "בשביל הצפון" של מפעל הפיס. מבחינתו, המטרה אינה להפוך בעלי עסקים לאנשי טכנולוגיה. להפך. להשתמש בטכנולוגיה כדי שהם יוכלו לחזור ולהשקיע יותר זמן בדברים שרק הם יכולים לעשות.

"אוטומציות וכל התחום הזה יכולים להישמע רחוקים מבעלי עסקים שעסוקים ביום יום בעשייה שלהם", אומר אוהד. "אבל יש המון כלים שמאפשרים גם למי שלא מגיע מהצד הטכני להיכנס לעולם הזה וליצור לעצמו אוטומציות".

אוהד מגיע מעולם פיתוח התוכנה, ה-AI והדאטה. במשך כחמש שנים עבד בתפקידי פיתוח, ובשנה האחרונה עבר להתמקד יותר גם בהדרכה ובהנגשת הכלים לקהלים רחבים. לדבריו, הוא כבר הדריך יותר מאלף משתתפים במגוון מסגרות, במגזר הציבורי והפרטי, בחברות, בקרב חיילים משוחררים ובעלי עסקים.

המעבר שלו מפיתוח להדרכה לא היה מקרי. אחרי שנים שבהן עסק בקוד ובמערכות, הוא חיפש דרך לקחת את הידע הטכנולוגי ולחבר אותו לאנשים שלא חיים את העולם הזה ביום יום.

"רציתי לעשות איזשהו שיפט ולגעת יותר באנשים ולעזור להם להשתמש בכלים האלה בצורה טובה יותר", הוא מספר. "יש פה מהפך אדיר. היום, בעזרת שפה חופשית וטקסט, אפשר לעבוד עם מערכות מחשוב מאוד מורכבות, מה שפעם דרש מאיתנו ללמוד מערכת מורכבת או לדעת לכתוב קוד".

על הרקע הזה נולד גם "בשביל הצפון - מזניקים את העסקים בגליל", מהלך שנועד לחזק בעלי עסקים באזור באמצעות הכשרות ממוקדות וכלים פרקטיים להתמודדות, התייעלות וצמיחה. במסגרת המיזם חבר מפעל הפיס לגופים הפועלים לקידום הגליל, ולצד מסלולי יזמות וקורסים בתחומי השיווק, הפיננסים וה- AI מוצע גם קורס ייעודי לאוטומציות לעסקים, בהובלה המקצועית של Elevation. הקורס ייפתח ב-18.10 ויתקיים בזום.

כששואלים את אוהד איפה בעל עסק מאבד היום הכי הרבה זמן, הוא לא מתחיל בשמות של תוכנות. הוא מתחיל דווקא בשגרת החיים של העסק. השיווק הוא דוגמה בולטת. צריך לחשוב על מסר, לתכנן תוכן, לכתוב, לערוך, לפרסם ולתחזק כמה פלטפורמות במקביל.

"יש את כל הסייקל הזה, ויש המון תהליכים שאפשר לעשות להם אוטומציה", הוא אומר. "אפשר לקבל רעיונות קריאטיביים עם ה-AI", ובהמשך לחבר בין הכלים והמערכות שכבר משמשים את העסק. למשל, בצימר אפשר לחבר את מערכת ההזמנות או יומן גוגל ל-n8n, כך שמרגע שאורח מזמין, הוא יקבל אוטומטית אישור, הוראות הגעה, תזכורת לפני ההגעה ובקשה לביקורת אחרי העזיבה. בעל העסק לא צריך לזכור לשלוח כל הודעה בנפרד.

דוגמה נוספת מגיעה מעסק טיפולי: אצל מטפל או קוסמטיקאית אפשר לחבר בין מערכת קביעת התורים, הודעות וואטסאפ או SMS ותוכנת החשבוניות, כך שהלקוח יקבל תזכורת אוטומטית לפני הפגישה, טופס פרטים לקראת טיפול ראשון וקבלה מיד לאחר התשלום. מעבר לחיסכון בזמן, תזכורות כאלה יכולות גם לצמצם מקרים שבהם לקוחות פשוט לא מגיעים.

אזור נוסף הוא המידע שהעסק צובר. הכנסות, לקוחות, פניות, מוצרים, אמצעי תשלום והרגלי צריכה. הנתונים קיימים, אבל לבעל העסק לא תמיד נשאר זמן לעצור וללמוד מהם. "כל הדאטה הטבלאי, אפשר לייצר ממנו המון תהליכים של אנליזה, מחקר והפקת מסקנות בעזרת AI", אומר אוהד.

ויש גם את אחת המשימות שהכי קל להזניח כשהיום עמוס: תקשורת. לקוח שהשאיר פרטים, ליד שהגיע מהאתר, הודעה ברשת חברתית, ספק שמחכה לתשובה. "אלה אזורים שבהם לעסקים יש כאב אמיתי", הוא אומר. "הם מתקשים לג'נגל את כל הכדורים ולהחזיק את הכל".

מבחינתו, דווקא שם נמצא הערך הגדול. לא בלהכניס עוד מערכת לעסק, אלא בלהוריד מבעל העסק חלק מהעומס שחוזר על עצמו יום אחרי יום.

בפועל, הכלים האלה יכולים להיכנס למקומות מאוד יומיומיים: ליד שמשאיר פרטים באתר יכול להיכנס אוטומטית לטבלה, להפעיל התראה לבעל העסק ולשלוח לפונה הודעת אישור. חשבוניות שמגיעות למייל יכולות להישמר לבד בתיקיות מסודרות, ובעל העסק יכול לקבל אחת לשבוע סיכום של מספר הפניות, התורים והתשלומים, בלי לאסוף את הנתונים ידנית.

גם ביצירת תוכן אפשר לחסוך שלבים: למשל, בעלת סטודיו יכולה להקליט הודעה קולית קצרה, והמערכת תתמלל אותה ותהפוך אותה לטיוטות לפוסט ולבלוג, שיעברו אליה לאישור לפני הפרסום.
אלה בדיוק סוגי התהליכים שאפשר לבנות באמצעות כלים כמו Make, Zapier ו-n8n בהתאם למערכות שבהן העסק כבר משתמש.

אוטומציה, אוהד מדגיש, אינה דבר חדש. עסקים משתמשים כבר שנים במערכות שמבצעות פעולות באופן אוטומטי. החידוש הגדול הוא היכולת לשלב בתוך התהליך גם שיקול דעת, ניתוח או יצירת תוכן באמצעות AI.

"אוטומציה זה לא מונח חדש", הוא אומר. "כל פעם שאנחנו מגדירים תהליך מוגדר היטב שחוזר על עצמו, אנחנו יכולים למדל אותו בעזרת תוכנה, להריץ אותו ואפשר לקרוא לזה אוטומציה".

אם בעבר מערכת הייתה יכולה לקבל טופס ולהעביר את הפרטים למערכת ניהול לקוחות, כיום AI יכול גם לקרוא את הפנייה, להבין מה הלקוח מבקש, לסווג אותה ואפילו לסייע בניסוח המענה. "ה-AI נכנס כחלק מהאוטומציה", מסביר אוהד. "בין אם הוא באלמנט של קבלת החלטות ובין אם הוא באלמנט של יצירת תוכן. הוא יכול להוסיף המון בהקשר של ייעול תהליכים מאוד משמעותיים".

אוהד מדגיש שאין מספר אחד שמתאים לכל עסק, משום שהחיסכון תלוי מאוד בסוג הפעילות ובתהליך עצמו. אבל בעסק עם כ-20 פגישות בשבוע, למשל, תזכורות ידניות, הפקת קבלות ומעקב יכולים להצטבר לשעה עד שעתיים של עבודה שבועית. אחרי האוטומציה, רוב התהליך מתבצע לבד ובעל העסק נדרש בעיקר לוודא שהכול עובד כראוי.

"החיסכון בזמן חשוב, אבל לעיתים הרווח הגדול יותר הוא שדברים פשוט לא נשכחים", הוא אומר. "ליד שלא חזרו אליו, תזכורת שלא נשלחה או קבלה שהתעכבה".

בקורס יכירו המשתתפים כלים כמו Make, Zapier ו-n8n, לצד כלי AI מוכרים. אבל מבחינת אוהד, הטכנולוגיה עצמה היא רק החלק השני בסיפור. החלק הראשון הוא להבין מה באמת מפריע לעסק לעבוד.

עבור עסק מקומי בגליל, המשמעות יכולה להיות רחבה יותר מחיסכון בזמן. בעל צימר, מטפל, יצרן מקומי או נותן שירות לא מתחרים רק עם העסק שמעבר לכביש. הם צריכים להגיע גם ללקוחות שנמצאים בחיפה, במרכז או במקום אחר בארץ, לשמור איתם על קשר ולגרום להם לבחור דווקא בהם.
כשהמשאבים מוגבלים וכל אדם בעסק ממלא כמה תפקידים במקביל, היכולת לעשות יותר בלי להוסיף עוד שעות עבודה מקבלת משמעות אחרת.

"בסוף בעל העסק, אם הוא פועל בצפון או באזורים אחרים, תמיד מתמודד עם הקושי לשלב בין העבודה האופרטיבית לבין היכולת לעצור, ללמוד דברים חדשים ולשפר את ההתנהלות", אומר אוהד.

אלא שבצפון יש כיום גם הזדמנות נוספת. לצד האתגרים של התקופה, הוא מזהה רצון מצד קהלים מחוץ לאזור להגיע, לבקר ולתמוך בעסקים המקומיים. "אני חושב שאפשר למנף את העבודה עם AI גם כדי להרחיב את קהל היעד הפוטנציאלי ולפנות לקהלים שהם לא רק הקהל הקרוב שנמצא ממש לידי", הוא אומר. "זה יכול לתת מכפיל כוח לעסקים בצפון".

מבחינתו, לא מדובר רק בחיסכון של כמה דקות פה ושם. אם בעל עסק מצליח לחסוך זמן בטיפול בלידים, בניהול תוכן או בניתוח מידע, הוא יכול להפנות אותו למקום שבו עדיין קשה מאוד להחליף אותו: לפגוש לקוחות, לשפר את השירות, לחשוב על מוצר חדש או פשוט לתכנן את הצעד הבא.

וזה גם החיבור שאוהד מבקש לייצר בתוך הקורס עצמו. לצד כלים שמתאימים לרבים, הוא רוצה שהמשתתפים יגיעו עם הבעיות האמיתיות שמעסיקות אותם. "אני קודם כל מכיר את המשתתפים ומנסה להבין את האתגרים של כל אחד", הוא מסביר. "אנחנו לומדים כלים שהם מצד אחד כלליים, ומצד שני מנסים ליצור פרויקטים שבהם כל בעל עסק יפתור את הבעיות החשובות לו".

כשמבקשים מאוהד לתת לבעל עסק פעולה אחת שאפשר לעשות כבר מחר בבוקר, הוא לא שולח אותו מיד להירשם לכלי חדש.

הוא מציע להתחיל בזיהוי. לפתוח את כלי ה-AI שבו כבר משתמשים, לתאר איך נראה יום העבודה ולבקש עזרה בזיהוי צווארי בקבוק. אילו משימות חוזרות שוב ושוב? איפה מתבזבז הזמן? מה מחכה תמיד לסוף היום? ואיזה תהליך דורש טיפול פעם אחר פעם?

"אנחנו עושים בקורס מיפוי של צווארי בקבוק ותעדוף נכון של משימות", הוא מסביר. "כל בעל עסק יכול להפיק הרבה אם הוא ייעזר ב-AI כסוג של יועץ ארגוני או יועץ לאוטומציות וינסה לזהות את האזורים בעסק שהכי דורשים טיפול".

וזה אולי גם המסר הפשוט ביותר מתוך עולם שנשמע בתחילה מאוד טכנולוגי. לא חייבים להתחיל מקוד, ולא חייבים להפוך למומחים באוטומציה. צריך קודם להבין מה לוקח יותר מדי זמן ומה מונע מהעסק להתקדם. "זה לא רק להשתמש בכלים", מסכם אוהד. "אלא לדעת לזהות נכון את מה שחשוב ולמדל את התהליך שיעזור לי לפתור את זה בצורה טובה ומהירה יותר".

עבור בעל עסק קטן, במיוחד כזה שרגיל לעשות כמעט הכל בעצמו, לפעמים הצעד הטכנולוגי הכי משמעותי הוא דווקא זה שמחזיר לו קצת יותר זמן להיות בעל העסק.

רוצים לבדוק אילו תהליכים בעסק שלכם אפשר לייעל בעזרת אוטומציות? לפרטים על קורס האוטומציות לעסקים של "בשביל הצפון - מזניקים את העסקים בגליל" >>

רוצים להכיר כלים נוספים שיכולים לעזור לעסק להתייעל ולצמוח? לכל הקורסים והמסלולים של "בשביל הצפון - מזניקים את העסקים בגליל" >>